كيفية تحديد “خارج المكتب” في Microsoft Teams

كيفية تحديد “خارج المكتب” في Microsoft Teams: هل تنوي أخذ استراحة ولكنك تشعر بالحيرة بشأن كيفية إخراج نفسك من المكتب في Teams؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فإليك دليل سريع وبسيط لمساعدتك.

لا يحتاج تطبيق Teams، وهو تطبيق تعاوني من Microsoft، إلى مقدمة. تستخدم العديد من المؤسسات في جميع أنحاء العالم هذا التطبيق للتواصل مع فرق مختلفة. والسبب وراء الشعبية الهائلة لهذا التطبيق هو توفر عدد لا يحصى من الميزات. ومع ذلك، كلما زادت الميزات، أصبح الأمر مربكًا، مما يدفع المستخدمين إلى البحث عن أدلة مثل كيفية الخروج من المكتب في Teams.

إذا كنت تبحث أيضًا عن نفس الشيء، فأنت في المكان المناسب. تشرح هذه المقالة كل شيء عن الإعداد خارج المكتب في Microsoft Teams. دعنا نبدأ بفهم هذه الميزة بمزيد من التفصيل.

ما المقصود بـ “خارج المكتب” في Teams

يقدم برنامج Microsoft Teams، أحد أفضل برامج مؤتمرات الفيديو المجانية، ميزة تتيح لك إخبار زملائك في الفريق بعدم توافرك لمدة يوم أو أكثر للتواصل معهم. قد تكون غير متاح للتواصل لأي سبب، سواء كان شخصيًا أو غير شخصي، لذا فإن إبلاغ زملائك في الفريق بأنك لن تتمكن من حضور رسائلهم واجتماعاتهم يعزز التفاهم بين أعضاء الفريق.

كيفية تحديد “خارج المكتب” في Microsoft Teams

يمكنك تعيين “خارج المكتب” بطريقتين، كحالة أو كرسالة. دعنا أولاً نناقش كيفية تعيينها كرسالة.

كيفية تعيين رسالة “خارج المكتب” في Teams

فيما يلي كيفية تعيين رسالة خارج المكتب في Microsoft Teams من سطح المكتب والجهاز المحمول.

على سطح المكتب

أولاً، افتح Microsoft Teams واختر ملفك الشخصي من الزاوية العلوية اليمنى من نافذة التطبيق.

في هذه الخطوة، حدد “تعيين رسالة الحالة” من القائمة الموجودة على الشاشة.

تعيين رسالة الحالة

بعد ذلك، انقر على الرابط لجدولة الغياب عن المكتب.

في هذه الخطوة، أدخل رسالة غيابك عن المكتب (على سبيل المثال، سأعود يوم الأحد)، وقم بتشغيل الردود التلقائية لإرسال الرسالة عندما يتصل بك أي شخص على Teams عندما تكون بعيدًا، وانقر فوق الزر حفظ.

تشغيل الردود التلقائية

ملاحظة: يمكنك أيضًا تشغيل إعدادات “إرسال الردود خارج مؤسستي” و/أو “إرسال الردود خلال فترة زمنية محددة فقط” (لإرسال الرسالة خلال فترة زمنية معينة) واختيار خيار الحفظ.

على الهاتف المحمول

أولاً، افتح تطبيق Microsoft Teams للأجهزة المحمولة واضغط على أيقونة الملف الشخصي.

ثانياً، قم باختيار تعيين رسالة الحالة من قائمة الملف الشخصي.

في هذه الخطوة، اكتب رسالتك، واختر إظهار عندما يرسل لي الأشخاص رسالة (إذا كنت تريد أن يرى الأشخاص الرسالة عندما يتواصلون معك على Teams)، وحدد متى تريد مسح الرسالة، وانقر فوق الزر “فحص”.

إظهار عندما يرسل لي الناس رسائل

تناول القسم أعلاه كيفية إعداد رسائل المكتب في Teams. وفي القسم التالي، سنناقش كيفية إعدادها كحالة.

كيفية تعيين حالة “خارج المكتب” في Teams

فيما يلي كيفية وضع “خارج المكتب” في Teams كحالة على تطبيقات سطح المكتب والجوال.

على سطح المكتب

أولاً، افتح Teams 365 واختر ملفك الشخصي من الزاوية العلوية اليمنى.

في هذه الخطوة، اختر تعيين رسالة الحالة من قائمة الملف الشخصي التي تظهر على الشاشة.

بعد ذلك، يمكنك كتابة رسالة الحالة واختيار وقت مسح رسالة الحالة.

مسح الرسالة بعد

يمكنك الآن الضغط على زر تم.

في هذه الخطوة، انقر فوق قائمة التوفر (افتراضيًا، يتم تعيين التوفر لديك على أنه متاح).

قائمة التوفر

بإمكانك الآن تغيير حالة توافرك إلى حالة “بعيد” المطلوبة.

على الهاتف المحمول

أولاً، افتح تطبيق Microsoft Teams 365.

ثانيًا، حدد خيار الملف الشخصي الخاص بك وانقر على أيقونة التوفر التي تعرضك كمتاح.

يمكنك الآن اختيار الحالة المطلوبة للبقاء بعيدًا عن Teams.

يرجى ملاحظة أنه إذا كنت مستخدمًا لـ Microsoft Teams 365، فيتعين عليك تغيير حالتك من “بعيد” إلى “متاح” عند عودتك إلى Teams. وكهدية لقرائنا، يوضح القسم التالي كيفية تنفيذ هذا الإجراء.

إزالة حالة “خارج المكتب” من Teams

تشرح الخطوات أدناه كيفية إزالة حالة رسالة خارج المكتب في Teams 365 على الهاتف المحمول وسطح المكتب.

على سطح المكتب

أولاً، افتح Microsoft Teams 365 وانقر على أيقونة ملفك الشخصي.

ثانيًا، قم بتمرير مؤشر الماوس فوق رسالة الحالة واختر حذف (أيقونة سلة المهملات) من الخيارات المتاحة.

بعد ذلك، انقر على أيقونة التوفر واختر ” متاح” من خيارات الحالة التي تظهر على الشاشة. بعد عودتك إلى Teams على سطح المكتب، يمكنك إضافة خلفيات Microsoft Teams للحصول على تجربة أفضل.

على الهاتف المحمول

أولاً، افتح تطبيق Team 365 على جهازك المحمول.

بعد ذلك، حدد رسالة حالة الغياب.

في هذه الخطوة، اضغط على X ثم اضغط على علامة الاختيار للتأكد من حفظ التغيير.

بإمكانك الآن العودة إلى قائمة الملف الشخصي واختيار متاح من خيارات التوفر.

الأسئلة المتداولة

1. ما هي ميزة ”خارج المكتب“ في Microsoft Teams؟

تتيح لك ميزة ”خارج المكتب“ في Microsoft Teams إخطار زملائك عندما لا تكون متاحاً لفترة من الوقت. وهي ترسل تلقائياً رسالة إلى أي شخص يتصل بك، لإعلامه بموعد عودتك، وتتزامن مع تقويم Outlook الخاص بك لضمان اتصال متسق عبر الأنظمة الأساسية.

2. كيف يمكنني تعيين حالة ”خارج المكتب“ في Microsoft Teams؟

لتعيين حالة ”خارج المكتب“ الخاصة بك:

انقر على صورة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية اليمنى من Teams.

حدد تعيين رسالة الحالة.

اكتب رسالتك خارج المكتب واختر مسح بعد لتحديد المدة.

بشكل اختياري، حدد المربع لمزامنة هذه الرسالة مع تقويم Outlook الخاص بك.

انقر فوق تم.

3. هل يمكنني جدولة الرد التلقائي ”خارج المكتب“ مسبقاً؟

نعم، يمكنك جدولة الرد التلقائي ”خارج المكتب“ مسبقاً:

انتقل إلى الإعدادات في Teams.

انتقل إلى إعدادات ”خارج المكتب“.

قم بتبديل تشغيل الردود التلقائية وقم بتعيين تاريخي البدء والانتهاء لغيابك.

قم بتخصيص رسالتك، وسيتم تفعيلها خلال الفترة المحددة.

4. هل تتم مزامنة إعداد ”خارج المكتب“ في Teams مع Outlook؟

نعم، سيؤدي تعيين حالة ”خارج المكتب“ في Teams إلى المزامنة تلقائيًا مع Outlook، شريطة تحديد خيار المزامنة أثناء الإعداد. يضمن ذلك الاتساق عبر كلا النظامين الأساسيين، وستظهر رسالتك خارج المكتب في كل من Teams والبريد الإلكتروني.

5. هل يمكنني تخصيص الرسالة التي يراها الأشخاص عندما أكون خارج المكتب؟

بالتأكيد! يمكنك كتابة أي رسالة مخصصة يراها الأشخاص عندما يحاولون الوصول إليك في Teams. ويمكن أن تتضمن تفاصيل مثل تاريخ عودتك، أو معلومات الاتصال البديلة، أو تعليمات للأمور العاجلة.

6. هل سيظل بإمكان الأشخاص إرسال رسائل إليّ أثناء غيابي عن العمل؟

نعم، سيظل بإمكان الأشخاص إرسال رسائل إليك أثناء غيابك عن المكتب. ومع ذلك، سوف يتلقون رداً تلقائياً يخطرهم بعدم تواجدك خارج المكتب. ستكون الرسائل في انتظارك في دردشة Teams عندما تعود.

7. كيف يمكنني إيقاف تشغيل ”خارج المكتب“ عند عودتي؟

عند العودة إلى العمل، يمكنك بسهولة إيقاف تشغيل رسالة ”خارج المكتب“ عن طريق:

النقر على صورة ملفك الشخصي في Teams.

الانتقال إلى إعدادات ”خارج المكتب“ وإيقاف تشغيل الردود التلقائية. أو بدلاً من ذلك، سيتم إيقاف تشغيل الرسالة تلقائيًا إذا قمت بتعيين تاريخ انتهاء غيابك.

8. هل يمكنني تعيين رسائل مختلفة خارج المكتب لجهات الاتصال الداخلية والخارجية؟

لا، لا يدعم Microsoft Teams رسائل منفصلة لجهات الاتصال الداخلية والخارجية مثل Outlook. ستكون الرسالة التي قمت بتعيينها مرئية لجميع جهات الاتصال التي تتواصل معك من خلال Teams.

9. ماذا يحدث إذا نسيت إيقاف تشغيل ”خارج المكتب“؟

إذا نسيت إيقاف تشغيل رسالة ”خارج المكتب“ يدويًا، فستستمر في إرسال الردود التلقائية حتى تقوم بتعطيلها. إذا قمت بتعيين تاريخ انتهاء أثناء الإعداد، ستتوقف الرسالة تلقائيًا في الوقت المحدد.

10. هل من الممكن تحديث حالتي لإظهار أنني خارج المكتب لبضع ساعات فقط، بدلاً من يوم كامل؟

نعم، يمكنك تحديد النطاق الزمني والتاريخي الدقيق لحالتك خارج المكتب في كل من Teams و Outlook. يتيح لك ذلك تعيين رد ”خارج المكتب“ لفترات أقصر، مثل أثناء الاجتماعات أو الغياب لجزء من اليوم.

خاتمة

شرحت هذه المقالة كيفية تعيين “خارج المكتب” في Teams كرسالة وحالة للحصول على الراحة المطلوبة دون التسبب في مشكلة لأي من زملائك في الفريق. نأمل أن تجد هذا الدليل مفيدًا. ومع ذلك، إذا كانت لديك أسئلة حول هذه المقالة، فيمكنك ترك تعليق لنا لنعرف ونرد على استفساراتك.