كيف تستخدم ChatGPT لتعزيز اجتماعاتك؟

كيف تستخدم ChatGPT لتعزيز اجتماعاتك؟ الاجتماعات. لقد مررنا جميعًا بتلك الاجتماعات – المناقشات التي لا تنتهي، ومشكلة تدوين الملاحظات، والبحث عن الإجماع الصعب المنال. ألن يكون رائعاً لو كانت هناك طريقة لجعل هذه الاجتماعات أكثر إنتاجية وأقل مللاً؟

أدخل ChatGPT، وهي أعجوبة الذكاء الاصطناعي من OpenAI التي تعمل على تغيير مسار اجتماعات العمل في جميع أنحاء العالم. بدءاً من صياغة جداول الأعمال إلى تلخيص محاضر الاجتماعات، يعمل ChatGPT على تحسين كفاءة الاجتماعات بشكل كبير، مما يترك لك حرية التركيز على ما يهم حقاً: اتخاذ القرارات.

هل أنت مهتم؟ دعنا نستكشف كيف يمكن أن يؤدي استخدام ChatGPT للاجتماعات إلى تحسين الإنتاجية وتوفير الوقت الثمين.

ما هو ChatGPT؟

ChatGPT هو نموذج لغوي كبير طوّره OpenAI استناداً إلى بنية GPT-3. تم تدريبه على مجموعة كبيرة من البيانات، وهو يوفر معلومات ورؤى حول مواضيع مختلفة. يفهم هذا الذكاء الاصطناعي المتطور مُدخلات اللغة الطبيعية، مثل الأوامر والأسئلة، ثم يُنشئ ردوداً نصية تشبه إلى حدٍ كبير ما يقوله الإنسان.

كيف تستخدم ChatGPT لتعزيز اجتماعاتك؟

تخيَّل أن يكون لديك مساعد يمكنه صياغة جداول أعمال اجتماعاتك، وإنشاء ملخصات للاجتماعات، وتحديد بنود العمل عندما تطلب منه ذلك. هذا ما تقدمه ChatGPT. إنه يشبه وجود سكرتير افتراضي يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويحل المشكلات التي تظهر خلال اجتماعك، ويوفر الوقت.

كل ما تحتاجه للاستفادة من براعة ChatGPT هو جهاز متصل بالإنترنت – حاسوبك المحمول، أو جهازك اللوحي، أو هاتفك الذكي. يتكفل الذكاء الاصطناعي بالباقي؛ فهو لا يحتاج إلى استراحة قهوة أو يوم عطلة!

أفضل 4 طرق لاستخدام ChatGPT في اجتماعك

سواء كنت تستعد لاجتماع مهم مع عميل مهم أو مناقشة غير رسمية مع فريق العمل، هناك بعض الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها استخدام ChatGPT لتعزيز العملية. دعنا نتعمق في كل واحدة منها!

1. كتابة جدول أعمال الاجتماع باستخدام ChatGPT

يبدأ كل اجتماع رائع بجدول أعمال قوي، لكنك لست بحاجة إلى أن تجهد عقلك لإنشاء جدول أعمال الآن لأن ChatGPT يمكن أن يكون سلاحك السري.

لاستخدام ChatGPT لكتابة جدول أعمال اجتماع، زوّده ببعض المعلومات الأساسية.

إليك مثال على الرد الذي ستحصل عليه:

2. إنشاء ملخص للاجتماع باستخدام ChatGPT

يمكن للملخص أن يساعد الجميع على تذكّر النقاط الرئيسية بعد فترة طويلة من انتهاء الاجتماع، وهي خطوة ضرورية لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة. والخبر الجيد هنا هو أنه يمكنك تفويض هذه المهمة إلى ChatGPT بدلاً من قضاء ساعات في تلخيصها.

قم بتنزيل النص ولصقه على ChatGPT.

أعط الأمر لإنشاء ملخص. يمكنك تحديد طول أو مستوى التفاصيل التي تريدها في الملخص، وسيقوم ChatGPT بالباقي.

يمكنك استخدام مطالبة مثل:

ملاحظة: اذكر بوضوح ما تريد أن يبرزه الملخص. سيؤدي ذلك إلى توجيه ChatGPT للتركيز على تلك المجالات أثناء إنشاء الملخص

3. إنشاء الدعوات ورسائل البريد الإلكتروني للمتابعة باستخدام ChatGPT

إن ضمان التواصل الفعال في الاجتماعات يتجاوز مجرد الدعوة الأولية – فهو يمتد أيضاً إلى التواصل للمتابعة. ويمكن أن يساعدك ChatGPT في القيام بالأمرين معاً.

إن دعوتك للاجتماع تحدد لهجة الاجتماع وهيكله. يجب أن تنقل جميع التفاصيل الضرورية – الغرض من الاجتماع، وجدول الأعمال، والتاريخ، والوقت، والمنصة التي سيعقد عليها الاجتماع. سيضمن ذلك أن يكون جميع المشاركين على نفس الصفحة قبل بدء الاجتماع.

إليك مثال على مطالبة تحتوي على جميع التفاصيل الضرورية:

بعد الاجتماع، من الضروري تلخيص المناقشة، وتسليط الضوء على القرارات التي تم اتخاذها، وتحديد الخطوات التالية، وشكر المشاركين على وقتهم. يمكن أن يساعد ChatGPT المستخدمين على إنشاء رسائل بريد إلكتروني للمتابعة منظمة بشكل جيد تبقي الجميع على اطلاع دائم وتعزز نتائج الاجتماع.

إليك نموذج مطالبة لصياغة بريد إلكتروني للمتابعة:

أثناء استخدام هذه المطالبات التفصيلية، تجنب أن تكون غامضة أو مبهمة. تعتمد ChatGPT، كغيرها من نماذج الذكاء الاصطناعي الأخرى، على البيانات التي تزودها بها. إذا كانت المعلومات غير واضحة، فقد لا تلبي المخرجات توقعاتك.

4. إجابات سريعة على الأسئلة في الاجتماع باستخدام ChatGPT

لقد مررنا جميعاً باجتماعات يظهر فيها سؤال لا أحد يعرف إجابته بشكل مرتجل. مع ChatGPT، يمكنك الحصول على إجابات سريعة على مثل هذه الاستفسارات. الأمر أشبه بوجود مساعد مطلع جاهز للمساعدة عند الحاجة.

سيجيب ChatGPT بعد ذلك على استفسارك بدقة استناداً إلى أحدث المعارف المُدرَّبة (يحتوي GPT4 الذي تم إصداره حديثاً على معرفة بالأحداث العالمية حتى أبريل 2023).

ملحوظة: تعتمد ChatGPT على كم هائل من البيانات النصية المُدرَّبة في استجاباتها، ولكنها لا تستطيع الوصول إلى المعلومات الآنية المستندة إلى الإنترنت.

تسمح لك كل طريقة من الطرق المذكورة أعلاه بتسخير قوة الذكاء الاصطناعي وتنظيم اجتماعاتك بشكل أفضل لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. من الواضح أنه مع المطالبات المناسبة وبعض الممارسة، يمكن لـ ChatGPT أن يتولى العديد من مهام الاجتماعات، مما يتيح لك التركيز على اتخاذ القرارات الاستراتيجية وحل المشكلات بشكل إبداعي.

الخاتمة

تحدثنا في هذه المقالة عن كيف تستخدم ChatGPT لتعزيز اجتماعاتك؟  لم يعد تسخير إمكانات الذكاء الاصطناعي مستقبلاً بعيد المنال بل أصبح واقعاً يسهل الوصول إليه، وذلك بفضل ChatGPT من OpenAI. من خلال تبسيط العمليات مثل إنشاء جدول أعمال الاجتماعات، وتدوين الملاحظات، والتلخيص، يُحدث ChatGPT ثورة في كيفية التعامل مع الاجتماعات وإجرائها.