منصة SharePoint وكيف يمكن أن تفيد شركتك
The SharePoint platform and how it can benefit your business
منصة SharePoint وكيف يمكن أن تفيد شركتك (The SharePoint platform and how it can benefit your business): هو برنامجًا قويًا لإدارة المعرفة يعمل كمركز لتخزين المعلومات وتنظيمها والتعاون بشأنها داخل المؤسسة.
فهو يوفر للمستخدمين واجهة سهلة الاستخدام حيث يمكنهم إنشاء وتحميل وإدارة أنواع مختلفة من المحتوى مثل المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات وملفات الوسائط المتعددة.
- رابط صفحة التحميل في نهاية المقال للوصول إليها اضغط على عرض روابط التحميل.
يمكن للمستخدمين إنشاء أنواع مختلفة من المواقع، مثل مواقع الفرق ومواقع الاتصالات ومكتبات المستندات، بناءً على احتياجاتهم الخاصة.
تعمل هذه المواقع كمساحات مخصصة حيث يمكن للفرق العمل معًا ومشاركة المعرفة والوصول إلى المعلومات المهمة.
1- ما هو Microsoft SharePoint وما هو استخدامه؟
Microsoft SharePoint عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات والتعاون يساعد الشركة على إدارة الأرشيفات والمستندات والتقارير والمحتويات الأخرى التي تعتبر حيوية لعملياتها التجارية.
تعد إمكانات إدارة محتوى المؤسسة في SharePoint مفيدة للمؤسسات في جميع الصناعات وفي أي قسم داخل المؤسسة.
تم تكوين SharePoint باستخدام مستعرض ويب. وهو يوفر معظم إمكانياته عبر واجهة مستخدم الويب ( UI ) وتطبيقات الويب.
يتم استخدام SharePoint لمعالجة المحتوى وبنية الموقع، وإنشاء المواقع وحذفها، وتمكين ميزات المنتج وتعطيلها، وتكوين سير العمل الأساسي وإدارة التحليلات.
يتضمن SharePoint وظيفة بحث قوية تمكن المستخدمين من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها.
تدعم ميزة البحث عمليات البحث عن الكلمات الرئيسية والمرشحات وعوامل تشغيل البحث المتقدم، مما يجعل من السهل تحديد موقع مستندات أو صفحات معينة أو حتى أقسام محددة داخل المستندات.
وهذا يضمن أن المستخدمين يمكنهم استرداد المعلومات بكفاءة، مما يوفر الوقت والجهد.
يعد التكامل جانبًا رئيسيًا آخر في SharePoint.
فهو يتكامل بسلاسة مع أدوات وخدمات Microsoft الأخرى، مما يؤدي إلى إنشاء نظام بيئي متماسك يعزز الإنتاجية.
يمكن للمستخدمين دمج SharePoint مع تطبيقات مثل Microsoft Office وOutlook وTeams، مما يتيح التعاون السلس ومشاركة المعلومات عبر منصات مختلفة.
يعزز هذا التكامل تجربة موحدة ومبسطة للمستخدمين، مما يلغي الحاجة إلى التبديل بين أدوات متعددة.
2- دلائل الميزات
1. إدارة الوثائق
يتيح لك SharePoint إنشاء المستندات وتخزينها وإدارتها بطريقة منظمة.
يمكنك إنشاء مكتبات ومجلدات وبيانات تعريفية لتصنيف المستندات ووضع علامات عليها لسهولة استرجاعها.
2. التعاون
يعمل SharePoint على تعزيز التعاون من خلال توفير ميزات مثل التأليف المشترك للمستندات والتحكم في الإصدار والتحرير في الوقت الفعلي.
يمكن لأعضاء الفريق العمل معًا على المستندات ومشاركة الملاحظات والبقاء على اطلاع بالتغييرات.
3. وظيفة البحث
يشتمل SharePoint على إمكانات بحث قوية تمكن المستخدمين من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها.
تدعم ميزة البحث عمليات البحث عن الكلمات الرئيسية والمرشحات وعوامل تشغيل البحث المتقدم لتحسين النتائج.
4. مواقع الفريق
يوفر SharePoint مواقع الفريق حيث يمكن للفرق إنشاء المحتوى ومشاركته والتعاون في المشاريع وتخزين المستندات ذات الصلة.
توفر مواقع الفرق مساحة مركزية لأعضاء الفريق للوصول إلى الموارد والمشاركة في المناقشات وتتبع تقدم المشروع.
5. التكامل
يتكامل SharePoint مع منتجات Microsoft الأخرى مثل Office 365 وOutlook وTeams، مما يسمح بالتعاون السلس ومشاركة المعلومات عبر أنظمة أساسية مختلفة.
6. أتمتة سير العمل
يدعم SharePoint أتمتة سير العمل، مما يمكّن الشركات من تبسيط العمليات وأتمتة المهام الروتينية.
يمكن إنشاء مهام سير العمل لإدارة الموافقة على المستندات وأنظمة الإعلام وعمليات الأعمال الأخرى.
3- الإيجابيات
4- سلبيات
1. يمكن أن يكون إعداد SharePoint وإدارته معقدًا، مما يتطلب خبرة فنية وتخطيطًا مناسبًا للتنفيذ الناجح.
2. قد تتطلب خيارات التخصيص تطويرًا إضافيًا أو خدمات استشارية، مما يزيد من التكلفة والتعقيد.
3. يمكن أن يكون هيكل ترخيص SharePoint وتسعيره مربكًا، خاصة بالنسبة للمؤسسات ذات احتياجات المستخدمين المختلفة.
4. قد تبدو واجهة المستخدم مرهقة للمستخدمين الجدد، مما يتطلب التدريب المناسب والتأهيل.
5- SharePoint مقابل OneDrive؟
في حين أن كلاً من SharePoint و OneDrive هما من منتجات Microsoft التي تسمح بتخزين المستندات، إلا أنهما يخدمان أغراضًا مختلفة ولهما ميزات مختلفة.
يعد OneDrive في الأساس نظام مجلدات عبر الإنترنت لتخزين الملفات، ولكن SharePoint يتضمن العديد من الميزات الأخرى مثل التعاون وCMS وغيرها الكثير.
تم تصميم OneDrive للاستخدام الفردي، حيث يتمتع كل مستخدم بمساحة تخزين شخصية خاصة به.
إنه مثالي لتخزين المستندات أو الملفات الشخصية التي لا يُقصد مشاركتها مع الآخرين.
من ناحية أخرى، تم تصميم SharePoint للتعاون.
فهو يسمح بإنشاء مواقع فرعية داخل المؤسسة حيث يمكن تخزين الملفات وتنظيمها ومشاركتها.
6- هل SharePoint هو نفس Google Drive؟
على الرغم من أن SharePoint وGoogle Drive قد يبدوان متشابهين ظاهريًا، إلا أنهما في الواقع مختلفان تمامًا.
يقدم كلاهما أدوات تخزين وتعاون سحابية، لكن كيفية تكاملهما مع الأدوات الأخرى ووظائفهما تختلف بشكل كبير.
يعد Google Drive في المقام الأول خدمة تخزين، تشبه OneDrive، ولكنه يسمح أيضًا بالتعاون في الوقت الفعلي في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.
يعد SharePoint نظامًا أساسيًا أكثر قوة.
يتضمن تخزين المستندات والتعاون ويحتوي على ميزات أكثر تقدمًا مثل أتمتة سير العمل وإنشاء التطبيقات المخصصة وإمكانيات إدارة المحتوى الشاملة.
7- الأسئلة الشائعة حول SharePoint
هل يمكن الوصول إلى SharePoint عن بعد؟
نعم، يمكن الوصول إلى SharePoint عن بعد من خلال متصفحات الويب أو الأجهزة المحمولة أو تطبيقات SharePoint للأجهزة المحمولة.
هل يمكن استخدام SharePoint للتعاون في المستندات؟
نعم، يوفر SharePoint ميزات قوية للتعاون في المستندات، والتحكم في الإصدار والتعليق.
هل SharePoint مناسب للشركات الصغيرة؟
نعم، يمكن تطوير SharePoint لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة، مما يوفر منصة فعالة لإدارة المعرفة والتعاون.
هل يمكن استضافة SharePoint على السحابة؟
نعم، يتوفر SharePoint كحل محلي وكخدمة مستندة إلى السحابة من خلال SharePoint Online.
هل يمكن دمج SharePoint مع تطبيقات الطرف الثالث الأخرى؟
نعم، يوفر SharePoint إمكانات التكامل ويدعم التكامل مع مجموعة واسعة من تطبيقات وخدمات الجهات الخارجية.
خاتمة
تحدثنا في هذه المقالة عن أداة منصة SharePoint وكيف يمكن أن تفيد شركتك وكل ما يخصها في 7 معلومات.
تعمل هذه الأدوات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي بمثابة بوصلة، لتوجيه الشركات عبر بحر المعلومات الهائل، والتقاط المعرفة وتنظيمها وتقديمها بكفاءة لا مثيل لها.
فهي تمزج بسلاسة بين قدرات الذكاء الاصطناعي، مثل معالجة اللغة الطبيعية، وتحليلات البيانات، والتوصيات الشخصية، لإنشاء نظام بيئي حيث تتم معالجة المعلومات بذكاء، ويمكن الوصول إليها بسهولة، وإثرائها بشكل مستمر.
وباستخدام هذه الأدوات، يمكن للشركات أن تشهد نقلة نوعية في إدارة البيانات، وتشهد تعاونًا محسنًا، وتبسيط سير العمل، واتخاذ قرارات مستنيرة.
تتيح القدرة على تسخير قوة الذكاء الاصطناعي للمؤسسات أن تظل مرنة، وتتكيف مع ديناميكيات السوق المتطورة، وتكشف عن الرؤى الخفية التي تدفعها إلى الأمام.
مع استمرار تطور المشهد الرقمي ، أصبح الاستثمار في SharePoint ليس مجرد ضرورة بل ميزة استراتيجية.
فهو يمكّن المؤسسات من البقاء في صدارة المنافسة، والتنقل في بحر المعرفة الآخذ في الاتساع، وفتح كنز من الأفكار التي تكمن بداخله.